09 августа 2018

Павел Сыровацкий

Руководитель отдела развития бизнеса

Что делать сразу после поездки на деловую конференцию? Советы от биздевов ISPsystem

Вы можете готовиться к конференции как раб и бить рекорды продуктивности на самом мероприятии, но если не добьете этого «монстра» правильной работой после, считайте, что проиграли битву. Все достижения можно легко спустить в канализацию, если расслабиться после конференции.
Раньше мы часто оставались в стране проведения конференции на недельку-другую за свой счет. Согласитесь, грех упускать возможность погулять по Сан-Франциско несколько дней! Но со временем перестали так делать: приехали, провели переговоры, через день или два уехали обратно. Потому что после конференции появляется много работы, делать которую в условиях «полуотпуска» сложно, а не делать — нельзя. Бывает, конечно, биздев остается, но на пару дней и только после клятвы кровью о том, что будет на связи.
Примечание. Это третья и заключительная часть цикла, в котором мы делимся опытом наших бизнес-поездок. В двух других (раз и два) я рассказывал о подготовке и работе на конференции .
Сегодня обсудим:
  1. что сделать в первую очередь, вернувшись в офис;
  2. как перевести общение в онлайн после личных встреч;
  3. и вообще как не растерять все то, чего с таким трудом удалось добиться за предыдущие недели.

Что нужно сделать после конференции

По возвращении из первых поездок мы не знали, за что взяться: кому и о чем писать, когда выходить на связь, что делать с визитками. На раздумья уходило драгоценное время. Зато сейчас у нас есть ответы на главные вопросы «жизни, вселенной и всего такого». Вот что нужно сделать в первую очередь:
  1. Обработать визитки. Отложите в сторону визитки компаний, которые заинтересованы в сотрудничестве с вами больше, чем вы с ними. Их контакты вам вряд ли пригодятся. Те, что остались, распределите на две части: важные и не очень. С ними и пойдет основная работа.
  2. Написать письма. Я советую не делать рассылку одинаковых писем всем, кого удалось встретить. Это невежливо и бесполезно. Тем, с кем вы общались по делу, но без перспектив, напишите короткое письмо. Даже если это простое «Спасибо за встречу, было приятно пообщаться». Это правило хорошего тона. Много времени не займет, а человеку приятно. Может быть, однажды он представит вас тому, кто вам действительно интересен — вот просто так.
  3. Выполнить обещания. Если на встрече вы пообещали разобраться с вопросом о продукте или услуге, решить проблему клиента, что-то узнать, с чем-то помочь, кому-то представить — делайте это в первую очередь. Поверьте, человек по ту сторону монитора оценит, когда вы через несколько дней сообщите, что удалось сделать по его просьбе. Особенно, если сделали больше, чем требовалось. Особенно, если он ничего не ждал. Именно так у компаний появляются преданные фанаты.
  4. Рассказать коллегам из отдела. Если у вас есть коллеги, которые тоже работают с клиентами и партнерами, подготовьте для них краткий доклад.
  5. Вот о чем обычно рассказываем мы:


    • что говорят клиенты о нашем продукте или услуге,
    • тренды, которые удалось уловить из общения,
    • инсайты, если они были,
    • информация из выступлений, если было что-то полезное,
    • какие выводы мы как компания можем сделать по итогам этой конференции.
  6. Сделать доклад для компании. У нас на конференции ездят не только биздевы. Разработчики, дизайнеры, маркетологи и другие специалисты регулярно бывают на отраслевых мероприятиях. Поэтому мы взяли за правило рассказывать о каждой поездке всем в компании: с какой целью ездил и была ли она достигнута, какие люди встречались, какую информацию почерпнул и т. д. Прийти на такой доклад может любой желающий. Этим мы повышаем вовлеченность сотрудников в дела компании, общую информированность и открытость.
Шагов может быть больше. Это зависит от формата конференции и вашего подхода. Мы периодически меняем подходы и пробуем новое, особенно в написании писем после конференций. О них и поговорим подробнее.

Особенности писем после выставки

Рассмотрим, когда и какие письма надо рассылать после конференции. С опытом мы пришли к простой формуле:

Шанс получения ответа > 0, если Написать в день конференции + Написать через несколько дней.

В день конференции

Вечером в тот же день, когда прошла встреча с интересным нам потенциальным клиентом или партнером, мы обязательно пишем ему краткое сообщение с благодарностью. Используем мессенджер, SMS или Facebook — в общем, что-то более личное и близкое, чем почта.

Текст сообщения может быть примерно следующим:

«Хей Кевин, это Павел из холодной Сибири, общались сегодня по виртуализации. Был рад увидеться, еще раз спасибо за уделенное время. Как и договорились, соберу всю информацию по нашей панели и созвонимся для демонстрации на следующей неделе. До связи, и хороших выходных!»

Не стоит расписывать и вбрасывать детали — для этого будет отдельное письмо через несколько дней. Но если на встрече вы сделали совместное фото, отправьте и его.
Написав в день конференции, вы убиваете нескольких зайцев: еще раз напоминаете человеку о себе, резюмируете договоренности, заранее открываете канал общения и в целом создаете позитивный настрой. Такой подход мало кто использует, так что вы точно будете выделяться на фоне большинства.

Вернувшись в офис

Второе письмо критично написать в первую неделю после возвращения. Если напишете позже, о вас могут и не вспомнить.
Мы по возвращении готовим персональное письмо. Используем именно Email, а не мессенджеры. В письме обязательно должно быть:
  1. Краткое резюме переговоров. Не полагайтесь на память человека: с кучей других встреч запросто забываешь, о чем говорил с человеком и кто такой этот Павел из холодной Сибири. Но мы-то не забыли и все зафиксировали, следуя советам из предыдущей статьи, правда? :)
  2. Ссылка или описание вашего продукта или услуги. Только не расписывайте его достоинства на 10 страниц, это не маркетинговая рассылка.
  3. Предложение ответного шага или сам ответный шаг. В большинстве случаев мы предлагаем конференц-звонок и согласовываем дату и время. Иногда, если уже договорились о тестировании, сразу создаем тестовый аккаунт, присылаем данные и рассказываем, как потестировать.
Говорили о чем-то еще? Не забудьте упомянуть об этом в письме. Обещали что-то? Обязательно выполните и напишите. Не успеваете выполнить из-за аврала? Извинитесь, перенесите срок ответа, но не забудьте.

Что может пойти не так

Вы написали, вам ответили, вы провели серию переговоров и пришли к сделке. Сценарий хороший, но в жизни бывает редко. Проблемы могут возникнуть в любой момент.
Вы написали, но вам не ответили
От этого нельзя застраховаться. В таком случае мы выжидаем несколько дней и пишем повторное письмо. Это не точная копия первого, а его пересылка с допиской в стиле «Добрый день. Писал вам в понедельник, но ответа не получил. Наверняка вы сейчас заняты. Скажите, когда вам будет удобно обсудить нашу тему?». Отвечает как минимум половина. Не ответившей половине пишем еще через неделю, но на этот раз в Facebook, SMS или мессенджер. Опять же, никакого давления и требований ответить, просто вежливый вопрос-напоминание.
Не ответили и после третьего письма? Ждем еще несколько дней и звоним. Это последняя мера. Если не сработает и она, откладывайте компанию в лист ожидания, ставьте напоминание и пытайтесь связаться через месяц-другой. Если человек не ответит за это время, вряд ли вы ему вообще интересны. Но тут смотрите сами: если игра стоит свеч, не сдавайтесь.
Вам ответили, все шло хорошо, но потом собеседник исчез
Возможно, внезапно пропал интерес. Возможно, навалилось дел. Возможно, возникли причины личного характера или человек ушел в отпуск. Не отчаивайтесь, пишите и звоните снова.
Сменился контакт
Человек, с которым вы общались на конференции, может неожиданно поменять место работы или отдел. В таком случае попросите представить вас. У человека может быть много дел на новом месте, ему может быть не до вас, но дать контакты или представить обычно соглашаются все. Далее обязательно созвонитесь с новым контактом, введите его в курс дела и расскажите, на чем остановились переговоры.

Заключение

Ну вот и все. Надеюсь, что советы, приведенные в трех статьях, помогут вам в будущем эффективно участвовать в конференциях. Далеко не все и не всегда идет по плану, у вас может быть совершенно иной опыт. Если так, делитесь им и рассказывайте, какие лайфхаки познали вы.

Павел Сыровацкий

Руководитель отдела развития бизнеса