05 июля 2018

Павел Сыровацкий

Руководитель отдела развития бизнеса

Как подготовиться к деловой поездке? Советы от биздевов ISPsystem

Мы давно ездим на конференции и вот что заметили: многие люди приезжают туда и — сюрприз! — ничего не делают. Назначат пару встреч, а остальное время слоняются без дела, собирают раздатку со стендов или сидят за ноутбуком и слушают все подряд: даже те доклады и выступления, где им явно что-то пытаются продать. О каких продажах и успешных переговорах речь? Трата времени, трата денег компании, парад упущенных возможностей. Мы тоже в свое время много ошибались, но исправились. Поэтому хотим рассказать, что сейчас делаем иначе. Если интересно, добро пожаловать под кат!
Для нас каждая поездка — возможность, из которой хочется выжать максимум. До события у нас есть четкий план и график встреч, а после — горсть потенциальных партнеров и клиентов, с которыми мы уже установили близкий контакт.
Важно! Материал в первую очередь для тех, кто ездит на выставки и конференции для встреч с клиентами и партнерами, поиска новых лидов, развития своего бизнеса, проведения переговоров и нетворкинга. Но опыт будет полезен и если вы едете сделать доклад, собрать информацию, найти поставщиков или просто посмотреть.

Расскажем:

  • как планировать и назначать встречи,
  • как вести себя на переговорах,
  • как использовать неформальные встречи (нетворкинг),
  • как ничего не забыть после.
Всего запланировано три поста. В первом поговорим о подготовке к конференции.

Как выглядит конференция

Для начала разберемся, как выглядит типичная конференция в нашей индустрии хостинга (скорее всего, в вашей все примерно так же).
Зона со стендами. Чаще всего стенды ставят те, кто хочет вам что-то продать: поставщики услуг, оборудования или программного обеспечения. Ставят за отдельную высокую плату.
Зона для докладов. Эксперты от разных компаний делятся опытом (10%) и продают свой продукт (90%).
Отдельные зоны и переговорки для общения. Как раз здесь можно планировать встречи.
Нетворкинг. Обычно организаторы предусматривают возможность для неформального общения: фуршет, концерт, ужин.
Продолжительность. Конференция длится от одного до нескольких дней и проходит в каком-либо конференц-холле. Может быть поделена на секции по интересам.

Определяемся с целями

Зачем мы вообще едем на конференцию? В нашем случае цели таковы (по убыванию важности):
  1. встречи и переговоры с потенциальными партнерами и клиентами,
  2. встречи и переговоры с текущими партнерами и клиентами,
  3. новые связи и знакомства (нетворкинг),
  4. знакомство с докладами и участие в панельных обсуждениях,
  5. поиск потенциальных вендоров (тех, кто может что-то предложить нам).
По моим наблюдениям, у большинства посетителей порядок ровно обратный: сначала ходят и смотрят кто что предлагает на стендах, слушают доклады, а в свободное время проводят пару спонтанных встреч. Поначалу мы тоже так делали, но потом поняли, что для развития бизнеса это плохой вариант. Сейчас действуем иначе. Каждый час на вес золота, поэтому стараемся назначить как можно больше встреч. На них уходит до 80-90% времени на конференции.
Не исключено, что в вашем случае все должно быть иначе. Может быть, вы едете послушать выступления экспертов, или вам поручили найти поставщиков оборудования. В таком случае приоритеты меняются.

Создаём график встреч

Если вы идете по нашему пути (на первом месте встречи с потенциальными клиентами и переговоры), то следующий совет — составьте пустой (пока еще) график встреч. График должен включать все дни конференции, каждый из которых будет разбит на слоты-ячейки для назначения встреч.
Да, встречи нужно будет назначать заранее. Идея приехать на конференцию без подготовки и попытаться там с кем-то познакомиться/найти интересного клиента заведомо гибельная.
Можно создать график в Google Spreadsheets, воспользоваться готовым шаблоном для Excel, например, таким. Неплохо подойдет Google Calendar или любой удобный для вас сервис. Главное, чтобы он:
  1. был наглядным — к середине дня в голове сварится «каша», а календарь поможет быстро понять, какая встреча на подходе и есть ли место для незапланированного, но важного разговора;
  2. позволял легко редактировать и переносить мероприятия — встречи съезжают или переносятся, причем на ходу;
  3. работал без интернета — связь на выставке почти всегда плохая;
  4. позволял добавлять и просматривать комментарии к встрече — заметки в них помогают быстро вспомнить предмет разговора;
  5. имел мобильную версию.
Не надейтесь на память, она обязательно вас подведет.

Назначаем встречи

Определяемся, с кем было бы интересно встретиться, и связываемся с ними. Этот шаг ключевой и займет бо́льшую часть подготовки к конференции. Порядок назначения встреч зависит от приоритетов, определенных ранее.
С кем встречаемся
Конференции бывают глобальные и локальные. Если конференция глобальная, то писать можно всем, кто может там быть. Даже с другого конца планеты. Если локальная, то пишите в первую очередь тем, чьи офисы находятся поблизости.
Уже общались
Текущие переговоры
Вспомните всех, с кем ведете переговоры прямо сейчас. Это необязательно ваши текущие клиенты. Скорее те, кто может ими стать. Встреча лицом к лицу поможет наладить личный контакт и даст буст текущему общению. Такие компании охотно соглашаются на встречу: вы знаете их, они знают вас, ваш запрос не будет холодным. Вероятно, больше половины согласятся встретиться, если будут там.
Вспомните, с кем вели переговоры ранее, но это ни к чему не привело (вы ведь храните информацию обо всех незакрытых сделках, правда?). Конференция — отличный повод снова написать или позвонить этим людям и спросить, планируют ли они быть на ней. Те, кто будут, с высокой степенью вероятности согласятся с вами встретиться, они ведь вас уже знают. У нас бывало, что такая встреча оживляла казавшиеся уже «мертвыми» переговоры.
Не общались, но можем
Используйте конференцию как повод встретиться.
Крупные компании
Имеет смысл поискать среди тех, кто всегда на виду. На больших и известных конференциях бывают представители самых крупных компаний, которые могут стать вашими клиентами. Если есть контакты их сотрудников, можно написать и спросить, кто от них будет присутствовать на данной конференции. Если есть хорошие знакомые в этих организациях, просто попросите связать вас с коллегами, которые поедут на конференцию. Обычно никто не отказывает и охотно делится по крайней мере именами, останется только найти контакт человека.
Компании рядом
Не забывайте про географическое положение конференции. Вы из Москвы, а конференция проходит во Франкфурте? Поищите, есть ли во Франкфурте и его окрестностях компании, которые вам интересны, и которым могут быть интересны ваши услуги. Скорее всего, если конференция тоже относится к их деятельности, они там будут. Если не будут, то можно предложить встретиться в их офисе. На заре наших поездок мы пренебрегали поиском по географической локации. Сейчас всегда делаем запас в 1–2 дня до и после самой конференции, в течение которых проводим отдельные встречи и переговоры в городе или вокруг него.
Докладчики и посетители конференции
Часто на сайте конференции публикуют список посетителей прошлых лет. Если среди них есть интересные вам люди, свяжитесь с ними. С большой вероятностью они будут и в этом году.
Идеальный вариант, когда конференция делится со всеми списком зарегистрировавшихся, но это бывает редко. Если делится, то отлично: регулярно просматривайте список, мониторьте тех, кто вам интересен, ищите их контакты и выходите на связь. Если списка нет, не стесняйтесь попросить его у организаторов: обычно никто не просит, и, вполне возможно, организаторы предоставят его вам как самому смелому (у нас такое бывало пару раз).
Посмотрите список докладчиков, партнеров, спонсоров и тех, кто выставляется со стендом в этом году. Возможно, среди них будет несколько компаний, которые вам интересны как потенциальные клиенты.
Вопрос о том, как искать контакты людей, которых вы не знаете (и которые не знают вас), в этой статье не поднимается. Это отдельная история. В нашем случае хорошо работают соцсети (Facebook в России, LinkedIn). Часто удается найти email человека в открытом доступе.
Текущие клиенты
В конце концов, есть текущие клиенты и партнеры. Напишите всем ключевым клиентам, спросите, поедут ли они на конференцию. Если поедут, предложите встретиться, чтобы обсудить накопившиеся вопросы и проблемы. Раньше мы уделяли слишком мало внимания таким встречам, а зря. Это отличная возможность укрепить отношения. Случалось, что клиент или партнер вовсе не собирался на конференцию, но когда узнавал о том, что мы едем, регистрировался и приезжал, чтобы обсудить накопившиеся вопросы.

С кем встречаться: люди

С людьми каких должностей назначать встречи? Это зависит минимум от двух факторов.
Что хотим обсудить? Если бизнес и сотрудничество, то всегда ищем встречи с любым лицом, принимающим решения (чаще всего это директор, глава отдела закупок, люди, отвечающие за бизнес и его развитие). Если технические особенности, то лучше искать технического или IT-директора.
Насколько большая компания? Если компания из нескольких тысяч человек, то может быть сложно выйти на связь с высшим руководством. Лучше ищите встречи с менеджерами по проектам, которые вас интересуют. Но если компания из SMB, то смело назначайте встречу с топами. Эти люди принимают решения, вам их нужно заинтересовать в первую очередь, и вероятность того, что они согласятся с вами встретиться, гораздо выше, чем в случае с большими компаниями.
К сожалению, чаще всего у вас не будет особого выбора. В большинстве случаев от компании на конференцию едет всего один человек, и он совсем не тот, кто вам нужен. Что делать в этой ситуации? Мы предпочитаем все равно назначать встречу. Так можно познакомиться, узнать больше про их компанию, потребности и попросить связать с нужными людьми. Главное, заранее честно сообщить человеку тему разговора.
Предупреждение: не назначайте встречи со всеми подряд. Если не уверены, что от встречи будет толк или предполагаете, что она может ухудшить текущее положение — не тратьте своего времени и времени коллег.

Время: когда назначать, сколько отводить на встречи, что делать в обед

Когда назначать встречи
Лучше начинать назначать встречи за две-три недели до начала конференции. Если писать раньше, скорее всего, вы будете получать слишком много ответов в стиле «еще не определился, поеду ли». Если начинать связываться с людьми позже, есть опасность, что останется слишком мало времени до начала конференции и графики многих посетителей, особенно докладчиков, будут уже забиты.
Сколько времени отводить на встречи
Очень важный вопрос. Отведете слишком мало времени — от небольшого опоздания или смещения встречи поедет весь график, слишком много — получится большая пауза между встречами, во время которой будет нечем заняться.
Поначалу мы отводили максимум 30 минут на одну встречу и старались проводить не менее 20 встреч в день. Одна задержка, один опоздавший на встречу человек, и все шло наперекосяк. К середине дня график становился неактуальным, приходилось массово переносить все встречи, какая-то часть из них отменялась. Сейчас отводим под каждую встречу 30-60 минут. К примеру, если конференция идет с 9:00 до 18:00, то получается 10-15 встреч в день, не больше.
Многое зависит от предмета разговора. Хотите обсудить ряд вопросов и назревших проблем с текущим партнером? 30 минут будет явно мало, закладывайте не менее часа. Назначили встречу с компанией, которая о вас ничего не знает и которая согласилась просто пообщаться и узнать больше о вашем продукте? Скорее всего, хватит и получаса. Если вы их заинтересуете, они пойдут изучать сайт и все общение перейдет в онлайн.
Запас времени
Оставлять ли на всякий случай небольшие промежутки между встречами? Как и раньше, мы назначаем встречи вплотную друг к другу, без пауз между ними. Но теперь оставляем как минимум один получасовой свободный слот каждые два часа. Такая получасовая подушка дает возможность в случае чего выровнять график и перевести дух. Если график поедет, коллапса не случится.
Рекомендуем ездить как минимум по двое. Если что-то пойдет не так, то напарник всегда может взять на себя другую встречу. Можно составить два графика встреч, по одному на каждого — тогда будет больше встреч. Однако в этом случае рекомендуем создавать больше свободных слотов про запас.
Что делать в обед
Порой график встреч становится настолько плотным, что не хватает времени на обед. В этом случае мы рекомендуем пригласить собеседника пообщаться за обедом. Вы и перекусить успеете, и время проведете эффективно. Кроме того, совместный прием пищи действительно располагает к разговору. По нашему опыту, встречи за обедом одни из самых эффективных и позитивных.

Где назначать встречи?

Стенд есть у вас
Если у вас есть стенд — отлично, назначайте встречу на нем. Только заранее уточните у организаторов его расположение и номер. Убедитесь, что номер не изменится.
На одной из первых конференций организаторы дали нашему стенду номер F11. Соответственно, на F11 мы и приглашали всех. Уже на месте выяснилось, что стенд стоит где нужно, но теперь под номером G11. А под F11 стенд другой компании в другом конце зала. Пришлось экстренно рассылать уведомления и просить коллег на F11 направлять всех потерявшихся людей к нам.
Стенд есть у них
Назначьте встречу на стенде компании, с которой встречаетесь, если он у них есть. Важный момент: всегда договаривайтесь о четком времени и месте встречи.
Не соглашайтесь, когда собеседник говорит: «просто подходите на стенд в любое время, буду рад поговорить». Ему либо неинтересно и он согласился для галочки, либо интересно, но без назначенного времени он про встречу благополучно забудет. А если не забудет, то будет занят общением с клиентами и потенциальными лидами, и вы так и не сможете к нему подступиться.
Без отметки в графике вы и сами можете легко забыть про встречу (у нас бывало). Поэтому всегда направляйте инвайт по почте или в календарь и просите человека принять его, занести в свой график и подтвердить встречу в назначенный час. А также советуем требовать у человека номер телефона — пригодится, если про встречу он все же забудет.
Стенда нет ни у кого
Чаще так и бывает. Это не беда. Предварительно изучите карту конференции (обычно есть на сайте) и выберите самый большой стенд, либо стенд очень известной в вашей сфере компании, желательно поближе к входу, либо в центре на видном месте. Назначайте встречу у этого стенда, предварительно выслав человеку вместе с инвайтом скриншот карты с назначенным местом. Скорее всего, этот стенд будет очень заметным, и ваш коллега легко найдет его. Другой хороший вариант — встретиться около стойки регистрации. Ее точно никто не пропустит.

Заполняем график

По итогам подготовки у вас должен появиться график встреч, который будет заполнен на 70-80%, по 10-15 встреч в день. Если остались слоты, ничего страшного: часто либо на самой конференции вы встречаете новых людей, либо вас с кем-то знакомят, либо отвечают те, кому вы предлагали встретиться две недели назад. Свободные слоты как раз дадут гибкость и позволят назначать запоздалые встречи.
Уф, вроде основные моменты затронул. Напоследок повторю, что это наш подход. У вас все иначе? Вы используете совсем другие подходы? Наши советы в вашем случае не работают? Отлично, делитесь вашим опытом в комментариях! Будет очень интересно обменяться наработками.
В следующей части расскажу, что происходит на самой конференции, как вести себя на встречах и что делать, если все плохо и идет не по плану. И в заключение, руководство по тому, что делать уже ПОСЛЕ самого мероприятия.

Резюме

Итак, что нужно сделать на этапе подготовки к деловой поездке на конференцию?

  1. Определиться с целями. Для чего вы едете на эту конференцию?
  2. Создать график встреч. Убедиться, что вы можете просматривать и редактировать график с вашего телефона и без интернета.
  3. Изучить расписание конференции. Определиться с докладами и выступлениями, которые вы обязательно хотите послушать. Внести их в график встреч как неприкасаемые.
  4. Составить список компаний, с которыми вы хотели бы встретиться.
  5. Найти имена и контакты нужных вам людей в данных компаниях.
  6. Определиться с местом, на котором вы будете назначать встречи (стенд, стойка регистрации, у входа, другое).
  7. Начать связываться и назначать встречи. Вносить встречи и информацию о них в график.

Павел Сыровацкий

Руководитель отдела развития бизнеса