17 мая 2022 Время чтения: 6 минут

Больше возможностей по работе с договорами в BILLmanager

Юлия Захарова

Cистемный аналитик BILLmanager

ISPSystem

Раньше работа в BILLmanager была заточена под работу по договору-оферте. Для одного клиента создавалась оферта. Он распространялся на все типы продуктов. Ещё можно было создать договор на оказание услуг вручную. Но в акты выполненных работ можно было закрепить только за одним из договоров.

 

На практике не все клиенты в сегменте b2b готовы работать по такой схеме. Некоторым нужен подписанный бумажный договор, а иногда его приходится заключать на каждую покупку. Часть клиентов вносит свои коррективы в исходный текст.

 

Поэтому мы расширили возможности по работе с договорами. Расскажу о нововведениях подробнее.

 

Теперь BILLmanager поддерживает два основных типа договора: оферту и договор об оказании услуг с дополнительными настройками.

Виды договоров, которые поддерживает BILLmanager

Договор-оферта заключается электронно при регистрации клиента или при оплате заказа. BILLmanager поддерживает этот тип договора как и прежде, поэтому я не буду подробно останавливаться на нём в этой статьей. О том, как настроить договор-оферты, можно почитать в документации к продукту.

 

А вот про договор оказания услуг стоит рассказать подробнее — для него мы добавили множество улучшений.

Договор об оказании услуг: новые возможности настроек

 

Договоры об оказании можно заключать на бумажном носители и через систему ЭДО. Они может быть:

  • типовой — со стандартными условиями;
  • нетиповой — когда клиент вносит коррективы в исходный текст.

 

Договоры заключаются в целом на всем покупки (рамочный) или отдельно на каждую покупку.

 

Для того, чтобы различать эти типы в системе, мы добавили в образцы договоров (раздел Провайдеры -> Компании -> Договоры) признаки:

  • нетиповой;
  • создавать договор на каждую покупку.

 

Также к уже имеющейся возможности делить образцы договоров по типу продуктов добавили возможность делить образцы договоров по тарифам. Добавили возможность автоматического создания договоров об оказании услуг, в том числе, при каждой покупке, если это указано в образце договора. Изменили генерацию Актов разногласий, чтобы они разделялись по договорам.

Как стало

Так клиенты BILLmanager видят раздел с договорами в новом интерфейсе BILLmanager 6 (подробности — в новости)

Теперь сценарии создания договоров с клиентом могут быть следующие:

Договор-оферта

 

Договор-оферта создаётся, как и раньше, автоматически при регистрации плательщика в личном кабинете клиента, либо при оплате услуг. Если клиент готов работать по оферте, все остается, как есть.

Договор об оказании услуг

 

Если клиенту необходимо заключить бумажный договор об оказании услуг, ему необходимо связаться с представителем компании. Сотруднику компании нужно выяснить:

 

  • Устраивает ли клиента текст типового договора?
  • Устроит ли клиента заключение рамочного договора или нужен договор на каждую покупку?

Типовой договор об оказании услуг

 

Если клиента устраивает текст типового договора, то сотруднику достаточно распределить клиента в какую-либо группу:

  • клиенты, работающие по типовым рамочным договорам;
  • клиенты, работающие по типовым договорам на каждую покупку

 

Далее BILLmanager автоматически создаст договор, либо единожды при покупке, либо каждый раз при покупке новой услуги.

 

Нетиповой договор об оказании услуг

 

Если клиент хочет внести правки в типовой текст, то договор в BILLmanager нужно будет создать руками, указав в нём образец с признаком «нетиповой», после того как все детали согласованы. К созданному договору можно прикрепить файл с актуальным текстом, указать комментарий и срок действия.

 

Если договор действует только на одну услугу, то есть не является рамочным, рекомендуется сразу же оформить заказ за клиента и указать в договоре услугу из заказа, чтобы в последующем корректно сформировался акт выполненных работ.

Формирование актов выполненных работ

 

Если у клиента несколько действующих услуг по разным договорам, то для него будет сформировано несколько актов выполненных работ. В актах будет указан договор, услуги по которому в него попали.

Как настроить работу с договорами

 

Теперь сценарии создания договоров с клиентом могут быть следующие:

1. Создать новые группы клиентов

Нужно создать Группы клиентов:

  • работающих по типовым рамочным договорам;
  • работающих по типовым договорам на каждую покупку.

2. Настроить образцы договоров

 

В BILLmanager необходимо создать образцы договоров. Ниже приведено базовое деление договоров по сценариям создания. Договоры также могут делиться по типам продуктов и по тарифам, поэтому образцов может быть больше.

 

Вид договораЗаполнение параметров в образце договора
ОфертаТип договораОферта
Типы продуктовБез ограничений
ТарифБез ограничений
Группа клиентовБез ограничений
Статус плательщикаБез ограничений
Шаблон договораУказывается шаблон договора с текстом оферты
Договор оказания услуг, типовой, рамочныйТип договораДоговор оказания услуг
Типы продуктовБез ограничений
ТарифБез ограничений
Группа клиентовКлиенты, работающие по типовым рамочным договорам
Статус плательщикаБез ограничений
Шаблон договорауказывается шаблон текста договора
Создавать договор на каждую покупку-
Нетиповой договор-
Договор оказания услуг, типовой, на каждую покупкуТип договораДоговор оказания услуг
Типы продуктовБез ограничений
ТарифБез ограничений
Группа клиентовКлиенты, работающие по типовым договорам на каждую покупку
Статус плательщикаБез ограничений
Шаблон договораУказывается шаблон текста договора
Создавать договор на каждую покупкуДа
Нетиповой договор-
Договор оказания услуг, нетиповойТип договораДоговор оказания услуг
Типы продуктовБез ограничений
ТарифБез ограничений
Группа клиентовБез ограничений
Статус плательщикаБез ограничений
Шаблон договора-
Создавать договор на каждую покупку-
Нетиповой договорДа

 

Подробнее настройка договоров описана в документации:

Договоры в BILLmanager

3. Организовать процесс взаимодействия с клиентами

 

Немаловажный момент — наладить бизнес-процессы, связанные с заключением договоров: описать порядок действий, создать документацию для участвующих сотрудников. Тогда даже при первом обращении клиентов и при заключении нетиповых договоров, всё будет проходить гладко для компании и её клиентов.

 

 

BILLmanager: автоматизация продаж хостинга, доменов, SSL, а также предоставление IaaS решений

 

С одной стороны, BILLmanager – многофункциональное пространство для работы сотрудников. С другой – удобный в использовании Личный кабинет для клиента.